使いにくいe-Gov徹底マニュアル!

           

「これだからお役所仕事はダメなんだ!」
と思う前に、使いにくいe-Govを徹底攻略!

               

2020年4月から、大企業を対象に電子申請の義務化が始まります。社会保険や雇用保険をはじめ各種手続きの申請・届出は、電子政府「e-Gov(イーガブ)」に集約。業務効率がアップし、企業の人事・労務担当者はラクになる!はずですが…。「e-Govは使いにくい!」「紙のほうが楽だ!」といった嘆きの声もチラホラ!実務担当者が頭を抱えるe-Govの操作方法を現役人事部女子がレクチャーします!

e-Govを使いこなすならどれ?3つの方法を徹底検証!

令和2年度(2020年度)の4月から導入義務化が決まったe-Gov。ただ、システムの使いにくさからなかなかe-Govの導入が進まない、あるいは「電子化をしたらかえって仕事が増えてしまった…」そんな事態にさいなまれるケースもあるようです。

実はe-govは、外部連携APIというシステムと連携することが推奨されています。また、申請を助ける届書作成プログラムというものも存在します。e-govは、外部のシステムと組み合わせることで、より使いやすくすることが可能なんです!

こちらでは、e-Gov(電子政府の総合窓口)、外部連携API(オフィスステーション労務ライト)、届書作成プログラム(GビズID/マイナンバーカード)を徹底検証しました!

e-Gov
(電子政府の
総合窓口)

詳細を公式HPで
チェックする!

届書作成プログラム
(GビズID/マイナンバーカード)

詳細を公式HPで
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オフィスステーション
労務ライト
(外部連携API)

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費用 無料 無料 無料
ログイン方法(セキュリティ) ID/PW なし
(申請にはGビズID/マイナンバーカードが必要)
ID/PW
二段階認証
動作環境 Windows ○
Mac ×
Windows ○
Mac ×
Windows ○
Mac ○
電子証明書 申請ごとに電子証明書を添付 電子証明書は不要だが、GビズID/マイナンバーカードの登録が必要 システムに登録し、アカウント権限で管理
事前準備 ポップアップブロック解除
信頼済サイトへの登録
e-Gov電子申請アプリケーションのインストール
パーソナライズの開設
届書作成プログラムのインストール 不要
アカウント管理 個々に利用 個々に利用
利用者ごとに届書作成プログラムのインストールが必要
会社全体で管理
アカウント登録上限なし
システム利用履歴 なし なし 管理可能
権限設定 なし なし アカウントごとに設定可能
企業情報登録 利用時にファイルから読み込み 利用者ごとに届書作成プログラムに登録 システムに登録可能
複数事業所情報を登録可能
事業所登録数制限なし
従業員情報登録 なし なし
CSVファイルで取り込み可能
20,000名まで一括登録可能
システムに登録可能
人数制限なし
申請手続きの検索 キーワード検索 タブ表示から選択 キーワード検索
カテゴリ検索
イベント別検索
申請データ一時保存 ファイルで保存し、再開時に読み込み ファイルで保存し、再開時に読み込み システムに保存可能
保存データを別アカウントで呼び出し、編集可能
申請データの再利用 なし なし 過去申請データから引用して新規申請データ作成可能
継続給付申請の管理 なし 不可
継続給付申請には未対応
対象者リストアップ可能
前回データ引用可能
申請データ管理 なし
到達番号及び問合せ番号で状況照会
申請一覧から確認 システム管理
従業員名、手続き名、到達番号、送信者などで照会可能
申請データ保管期間 ステイタスが「手続終了」になってから90日間 終了ステータスから3か月間 永年保管
公文書・コメント保管 ダウンロードしてファイル管理 ダウンロードしてファイル管理 システムで自動管理
マニュアル e-Govホームページを参照 PDF形式のマニュアルを参照 ヘルプページ
マニュアル動画
サポートデスク(オプション)
オフィスステーション
労務ライト
(外部連携API)

詳細を公式HPで
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費用 無料 ログイン方法(セキュリティ) ID/PW
二段階認証
動作環境 Windows ○
Mac ○
電子証明書 システムに登録し、アカウント権限で管理 事前準備 不要 アカウント管理 会社全体で管理
アカウント登録上限なし
システム利用履歴 管理可能 権限設定 アカウントごとに設定可能 企業情報登録 システムに登録可能
複数事業所情報を登録可能
事業所登録数制限なし
従業員情報登録 システムに登録可能
20,000名まで一括登録可能
人数制限なし
申請手続きの検索 キーワード検索
カテゴリ検索
イベント別検索
申請データ一時保存 システムに保存可能
保存データを別アカウントで呼び出し、編集可能
申請データの再利用 過去申請データから引用して新規申請データ作成可能 継続給付申請の管理 対象者リストアップ可能
前回データ引用可能
申請データ管理 システム管理
従業員名、手続き名、到達番号、送信者などで照会可能
申請データ保管期間 永年保管 公文書・コメント保管 システムで自動管理 マニュアル ヘルプページ
マニュアル動画
サポートデスク(オプション)
e-Gov
(電子政府の総合窓口)

詳細を公式HPで
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費用 無料 ログイン方法(セキュリティ) ID/PW 動作環境 Windows ○
Mac ×
電子証明書 申請ごとに電子証明書を添付 事前準備 ポップアップブロックの解除
信頼済サイトへの登録
e-Gov電子申請アプリケーションのインストール
パーソナライズの開設
アカウント管理 個々に利用 システム利用履歴 なし 権限設定 なし 企業情報登録 利用時にファイルから読み込み 従業員情報登録 なし 申請手続きの検索 キーワード検索 申請データ一時保存 ファイルで保存し、再開時に読み込み 申請データの再利用 なし 継続給付申請の管理 なし 申請データ管理 なし
到達番号及び問合せ番号で状況照会
申請データ保管期間 ステイタスが「手続終了」になってから90日間 公文書・コメント保管 ダウンロードしてファイル管理 マニュアル e-Govホームページを参照
届書作成プログラム
(GビズID/
マイナンバーカード)

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費用 無料 ログイン方法(セキュリティ) なし
(申請にはGビズID/マイナンバーカードが必要)
動作環境 Windows ○
Mac ×
電子証明書 電子証明書は不要だが、GビズID/マイナンバーカードの登録が必要 事前準備 届書作成プログラムのインストール アカウント管理 個々に利用
利用者ごとに届書作成プログラムのインストールが必要
システム利用履歴 なし 権限設定 なし 企業情報登録 利用者ごとに届書作成プログラムに登録 従業員情報登録 なし
CSVファイルで取り込み可能
申請手続きの検索 タブ表示から選択 申請データ一時保存 ファイルで保存し、再開時に読み込み 申請データの再利用 なし 継続給付申請の管理 不可
継続給付申請には未対応
申請データ管理 申請一覧から確認 申請データ保管期間 終了ステータスから3か月間 公文書・コメント保管 ダウンロードしてファイル管理 マニュアル PDF形式のマニュアルを参照

外部連携APIを使えば、e-Govのサイトに行くことなく、申請も照会や公文書の管理もすべて、同じシステム上から行うことができます。自動で申請書を作成できたり、本人入力ページから社員が直接入力できたりと労務関連の工数を大幅に削減可能です!

N社人事部T氏がe-Govの使いにくい点を徹底指摘! 

【人事担当T】

・年齢:28歳
・役職大手企業N社の人事部で働くキャリアウーマン。
e-Govの導入義務化に伴い、上司から「e-Govを調べろ!」と言われるがままに調査開始。
もともとWEBの知識は少ないため、e-Gov公式サイトを見てもチンプンカンプン。「こんな使いにくいシステムなの?」と不安と怒りを覚えている。

【人事部長M】

・年齢:55歳
・役職大手企業N社の人事部長。
「人事改革(働き方改革)」の使命のもと、e-Gov導入を推進。「e-Govを使えば定時に帰れる!」「簡単なシステムだから安心しろ!」と部下に啓蒙するものの、Tをはじめ一部の従業員からは非難の声もチラホラ。甘いマスクのナイスミドル。

そもそもe-Govってなに?

e-Govとは、国の各府省の電子申請・届出などの案内・受付窓口を一元化することを目的に総務省により運営されているポータルサイトで、「電子政府の総合窓口」とも呼ばれています。電子申請とは、現在紙によって行われている申請や届出などの行政手続を、インターネットを利用して自宅や会社のパソコンを使って行えるようにするものです。 e-Gov電子申請システムは、時間にとらわれず、24時間いつでも、各府省が所管する様々な行政手続について申請・届出を行うことが可能です。

電子政府「e-Gov」のメリットとは?

キャリアウーマン_コンテンツ内

部長、e-Govについていろいろ調べているんですが、すごく使いにくいシステムですよ、これ。

部長_コンテンツ内

おい、国が作ったものに何を言っているんだ。しっかり頼むぞ。

キャリアウーマン_コンテンツ内

しっかり頼むと言われても…。だいたい、e-Govのメリットって何ですか?

部長_コンテンツ内

そんなこともわからないのか?e-Gov電子申請システムのメリットは大きく5つある。
まずひとつ目は、「24時間365日いつでも申請できること」だ。役所が閉まっている時間でも、届け出や申請ができる。便利だろ?

キャリアウーマン_コンテンツ内

はあ…。うちの会社の勤務時間は役所と同じですよ。残業しろってことですか?

部長_コンテンツ内

まだあるぞ。窓口に行ったら保険料を払わなければならんだろ?e-Govになれば、インターネットバンキングやモバイルバンキングなど「保険料を電子納付できる」んだ。
現金だと経費精算の手間が生じるだろ?e-Govになれば、支払い履歴がデータで残るんだから、清算の手間も省けて、あっぱれだろ?

キャリアウーマン_コンテンツ内

部長、そうは言ってもe-Govは全然普及していないんですよ。
総務省の「改善促進手続のオンライン利用状況」の調べだと、e-Gov電子申請の使用率はわずか13.9%(平成28年度における行政手続のオンライン化の状況/厚生労働省)しかないんです。明らかに使いにくいから、普及しないんですよ。

部長_コンテンツ内

それは、いつのデータだ?

キャリアウーマン_コンテンツ内

平成28年度です。

部長_コンテンツ内

もう平成じゃないんだ。いまは令和だ!

キャリアウーマン_コンテンツ内

関係ないし…。

部長_コンテンツ内

第一、令和2年度(2020年度)の4月から、うちの会社を含めて義務化されるんだから、国の言うことに従え!

2020年から大企業の電子申請が義務化されます

政府は2020年4月1日(令和2年度)から、雇用保険や労働保険などの一部手続きについて、電子申請による申請・届出の義務化を決めました。

義務化の対象となる企業は、資本金もしくは出資金が1億円を超える大企業です。

また、対象の手続きは「被保険者資格取得・喪失届」「被保険者転勤届」「概算保険料申告書」など一部の手続きについてです。

対象企業が対象手続きをする際は、2020年4月1日以降はすべて「e-Gov電子申請システム」で行わなければなりません

だけど「e-Gov電子申請」は非常に使いづらい!

キャリアウーマン_コンテンツ内

義務には従いますよ。だけど、はっきり言って、e-Gov電子申請は使いにくいんです!
いろいろ調べましたけど面倒な作業ばっかりで、逆に残業が増えるかもしれませんよ!

部長_コンテンツ内

残業が増える?そんなはずないだろ。なんで増えると思うんだ?

キャリアウーマン_コンテンツ内

まず、準備が面倒くさい。理由は3つあります。

現場担当Tが語る、e-Govが使いにくい理由【準備編】

e-Govを利用するには、事前準備が大切です。その内容は、ちょっと面倒。
でも、解決策はありますのであきらめないで!これを乗り切れば、業務効率の大幅アップが期待できます!

利用環境を整える必要がある(ストレス係数 40%)

e-Gov電子システムは、どのパソコンでも利用できるわけではありません。
利用するには、「Windows7、8.1、10のいずれかの日本語OSをインストールしたパソコン」であること。Macでは使えないのです。

電子証明書の取得が必要(ストレス係数 80%)

e-Gov電子申請を利用するには、「電子証明書」が必要です。
電子証明書は、「認定局」と呼ばれる指定機関より交付されますが、その際、申請者の住民票と印鑑証明書、代表者の印鑑証明書や商業登記簿謄本などの書類をすべてそろえる必要があります。
しかも、電子証明書は会社単位での取得が必要です。これまで親会社がまとめて申請・届出していたというグループ企業の場合、2020年度からは各社で申請・届出をする必要があります。

ブラウザの設定確認(ストレス係数 60%)

e-Govを使った申請・届出は、Internet Explorerなどのブラウザを通じて行います。
その際、画面の切り替えなどでポップアップ表示が多数出てきますから、ポップアップブロックの設定を無効にする必要があります。

部長_コンテンツ内

そうか。でも、まあ、準備をしっかりしておけば、導入後はラクになるだろ。

キャリアウーマン_コンテンツ内

いいえ。導入後も、使いにくい点がけっこうあるんです。

e-Govが使いにくい理由【運用編】

準備が済んだら、いよいよ運用へ。しかし、ちょっとクセのあるシステムに四苦八苦するかも。でも、このヤマを乗り切れば「残業なし」「働き方改革の実現」を達成できるかもしれないので、頑張りましょう!

申請書様式の入力欄が狭く使いにくい(ストレス係数 70%)
キャリアウーマン_コンテンツ内

Wordとかで申請書様式を提供されているけど、入力しづらい!

手続きの進捗を把握しにくいため、手続き漏れのリスクが発生しやすい(ストレス係数 70%)
キャリアウーマン_コンテンツ内

特に、入退社の多い大企業だと漏れが生じやすいから、しっかり管理する必要があるの。

健康保険組合や企業年金基金などに加入している事業所は電子申請に対応していない(ストレス係数 80%)
キャリアウーマン_コンテンツ内

ペーパーレスとか言いながら、一部企業では紙の手続きがなくなるわけじゃないんです。

不備があって申請差し戻しになった場合、個別の確認が面倒(ストレス係数 90%)
キャリアウーマン_コンテンツ内

どこに不備があるのか調べるくらいなら、最初から紙の申請をしたほうがラク。

自社システムの様式(ソフトウェア)では電子申請ができない。(ストレス係数 90%)
キャリアウーマン_コンテンツ内

自社で労務管理システムを持っていても、結局、e-Govを申請するときは1から手入力しなければならないの。

意味不明の拡張子エラーが出る(ストレス係数 95%)
キャリアウーマン_コンテンツ内

「指定可能な文字以外が指定されています」とか、エラーが出まくるって話も…。

「お問い合わせ」に電話をしてもスムーズに繋がらない(ストレス係数 95%)
キャリアウーマン_コンテンツ内

急いでいるから電話しているのに、全然つながらなくてストレス↑↑↑

手続き中に、何度もログインする必要がある(ストレス係数 98%)
キャリアウーマン_コンテンツ内

パーソナライズという事前登録の機能を使うと、基本情報とか重複する入力項目を省けるみたい。だけど、別の手続きをするたびに、ログインをし直さないといけないことがあるらしい…。何のためのログイン?

「問合せ番号」を忘れたら照会できなくなる(ストレス係数 100%)
キャリアウーマン_コンテンツ内

ユーザーIDとパスワード以外にも、それぞれの手続きごとに発行される「問合せ番号」がないと、手続状況など照会ができなくなることも。

そもそも電子申請のやり方を勉強する時間がない(ストレス係数 1500%)
キャリアウーマン_コンテンツ内

ただでさえ忙しいのに、こんな面倒なシステムの使い方を覚えていられない

人事部員を救う救世主「API(アピ)くん」登場!

api_コンテンツ内

大丈夫だよ!ボクがe-Gov電子申請を簡単に使う方法を教えるから。

キャリアウーマン_コンテンツ内

えっ?あなた誰?

api_コンテンツ内

APIクンといいます。よろしくね。

e-Gov対応外部連携API【API(アピ)くん】

API(アピ)くんのイラスト

・年齢不詳
・システムについてやたら詳しい、AI(人工知能)
e-Govが抱えている問題点について、適切な使い方や解決法をアドバイスします!

キャリアウーマン_コンテンツ内

もしかして、あなたが入力業務をしてくれるの?

api_コンテンツ内

ボクじゃないけど、「外部連携API」がサポートしてくれるよ!

キャリアウーマン_コンテンツ内

外部連携API?

頼りになる現場の味方!外部連携APIとは?

api_コンテンツ内

外部連携APIとは、申請データの作成や申請、公文書取得などをお手伝いしてくれるサービスのことさ。
例えば、自社システムで作成したCSVデータをインポートするだけでe-Gov申請書を作成できたり、一括申請などで漏れ防止や書き方をナビゲートしてくれたりするシステムもあるんだよ。
何よりも、ソフトウェア開発会社とか民間企業が作ったシステムだから、わかりやすくて使いやすいというのが特徴だね!
e-Govのサイト上での申請や、一括申請よりメリットが大きいから、ぜひ比較してね!

e-Govが整備している各種申請方法の比較表

e-Govサイト上で電子申請 一括申請で電子申請 外部連携API
を使った
電子申請
パソコンOS Windowsのみ Windowsのみ 制約なし
e-Govサイト上での操作 必要 必要 不要
複数手続の同時申請 ×
申請データと到達番号の関連付け × ×
進捗管理の労力削減 ×
進捗管理の労力削減 ×
e-Govサイト上で電子申請 パソコンOS Windowsのみ e-Govサイト上での操作 必要 複数手続の同時申請 × 申請データと到達番号の
関連付け
× 進捗管理の労力削減 × 外部ソフトウェアの必要性 ×
一括申請で電子申請 パソコンOS Windowsのみ e-Govサイト上での操作 必要 複数手続の同時申請 申請データと到達番号の関連付け × 進捗管理の労力削減 外部ソフトウェアの必要性
外部連携APIを使った電子申請 パソコンOS 制約なし e-Govサイト上での操作 不要 複数手続の同時申請 申請データと到達番号の関連付け 進捗管理の労力削減 外部ソフトウェアの必要性
キャリアウーマン_コンテンツ内

そうなんだ。なんだか便利そう!

api_コンテンツ内

ところで、実際にシステムを使うのはTさんだよね?e-Gov労務申請で煩わしいと思ったことって何かあるかい?

キャリアウーマン_コンテンツ内

入力がとにかく使いにくいし、二度手間が多すぎる!電子化するんだから、もっと効率よく申請できないと意味ないじゃん!って思う。

api_コンテンツ内

そうだねー。e-Govは省庁ごとに申請窓口があって、申請方式はみんなバラバラ。だから、使い勝手悪いんだよね。実は、政府もこれは認めており、民間が開発した外部連携APIを推奨しているんだ。

キャリアウーマン_コンテンツ内

そうなんだ。それって、何ていう商品か教えて!

api_コンテンツ内

では、e-Govに対応しているオススメの労務管理システムを紹介するね!

e-Govに対応したオススメの労務管理システム3選

e-Gov対応の外部連携APIを使うと、自動で申請書を作成できたり、届出書類を簡単に作成できたり、e-Gov受付状況や過去のデータを簡単に確認できたりと現場の作業工数を大幅に削減できます!APIごとに機能が違ったりしていますので、使用目的に沿ったAPIを選ぶようにしましょう!

オフィスステーション

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SmartHR

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ARDIO(R)

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利用月額
(50人相当)
無料
登録人数・アカウント
無制限
600円
/1ユーザー
要問合せ
対応帳票数 20種類 10種類 不明
既存システム
との併用
社員ページ
の有無※

※マイナンバーの変更不可
×
サポート体制 コールセンター、メール、社会保険労務士有資格者あり メール、チャット 訪問、電話
オフィス
ステーション

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利用月額(50人相当) 200円
/1ユーザー
対応帳票数 119種類 既存システムとの併用 社員ページの有無 サポート体制 コールセンター、メール、社会保険労務士有資格者あり
SmartHR

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利用月額(50人相当) 600円
/1ユーザー
対応帳票数 10種類 既存システムとの併用 社員ページの有無
※マイナンバーの変更不可
サポート体制 メール、チャット
ARDIO(R)

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利用月額(50人相当) 要問合せ 対応帳票数 不明 既存システムとの併用 社員ページの有無 × サポート体制 訪問、電話

※社員ページ…マイナンバーなど本人でないと分からない入力手続きを、社員ページを設けることで直接社員が入力することで、人事部の労務担当者の工数が削減できます。

オフィスステーション

対応帳票数97種!既存システムとの併用可能の労務管理システム

3,600社以上で導入されている(※2019年3月末時点)クラウド型の労務管理システムです。97種類もの帳票が標準搭載されており、社会・雇用保険や労働・労災保険などさまざまなe-Govの手続きに対応。既存システムと併用が可能であるため、従業員数や業種・業界を問わず、幅広い企業で導入が可能です。

また、常設のサポートセンターを完備しており、システムの使い方がわからないなど不明点があれば、メールや電話でしっかりサポート。社労士資格を持ったオペレータもいるので、法改正の相談なども対応できます。

充実した機能に手厚いサポートが付いたシステムを、リーズナブルな価格で利用できることも魅力です。

オフィスステーションの
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電話でのお問い合わせは
こちらから

オフィスステーションの
機能の詳細はこちらから

ジョブカン

クラウドで従業員情報を一元管理!

「ジョブカン」は、労務に関する幅広い業務を自動化・効率化する労務管理システムです。従業員情報はクラウドで一元管理。住所やマイナンバーなど個別のプロフィールをはじめ、人事異動、在留資格、社会保険や労働保険の手続きといった過去の手続き履歴についても、しっかり管理します。

従業員情報の項目は自由にカスタマイズでき、会社に必要な情報を多様な形式で情報収集し、労務業務をしっかりサポートしてくれます。

ジョブカンの
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ジョブカンの
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freee

労務管理だけでなく経費精算・処理に関する機能も搭載!

「人事労務freee」には、労務管理だけでなく経費精算・処理に関する機能も搭載しています。freee株式会社が提供する「会計freee」と連携させることで、従業員ごとの承認された経費精算額を、給与に自動反映させることも可能です。

控除すべき税金や保険料といった経理処理も自動計算してくれますし、給与計算にかかわる煩わしい業務から開放されることでしょう。

freeeの
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e-Govに対応した
オススメの労務管理システム比較一覧

e-Gov対応する外部連携APIの労務管理システムを14社ピックアップして紹介します。各システムの機能や操作性、実際に使っている実務担当者の声(事例)なども集めましたので、システム選びの参考にぜひご覧ください!

おすすめ労務管理システム一覧はこちら

e-Govの設定方法

e-Govで最大の”ヤマ”といわれるのが「設定」です。どんな便利な外部連携APIを導入しても、この設定をクリアしなければ、使いものになりません。難関でもあるe-Govの設定方法を、わかりやすく紹介します。

e-Govの電子申請マニュアルはこちら

e-Govの使い方

設定が完了すれば、あとは申請画面に入力するだけ…と思いきや、もう一つのヤマが立ちはだかります。とりわけ基本情報の入力、そして申請メニューを選択してからの入力は、e-Govならではのクセがありますから注意が必要です。

e-Govの詳細な使い方はこちら

e-Govのエラー

e-Govが使いにくいといわれる一因に、「エラーが多いこと」が挙げられます。間違いなく入力をしているつもりでも、お役ならではの用語やシステムで把握できない文字を使うと、エラー表示に。よくあるエラーと対処法をまとめました。

e-Govのよくあるエラーこちら

e-Gov用語集

e-Govを使っていると、耳慣れない用語もたくさん出てきます。「個別ファイル署名」「連名申請」「.NET Framework」といった用語を、正しく理解していますか?わかりにくいとされるe-Govの用語を、わかりやすく解説します。

e-Gov用語集はこちら