CSVファイルを用いた手続き

e-Govを用いた電子申請の義務化について

e-Govとは、日本政府が運営するポータルサイトの名称で、行政情報や手続き関連情報など法人向けに役立つコンテンツを掲載しています。

このe-Govには、従来は役所などの行政機関で行っていた手続きや届出をインターネット上で実行できる機能が備わっています。2019年3年に公布、2020年4月に施行された厚生労働省令では、一部の公的届出・申請・申告書の手続きや提出に関して、電子申請の義務化が定められました。

この厚生労働省令で電子申請が義務化された手続きには、雇用保険、労働保険、健康保険、厚生年金に関する申請があります。

雇用保険に関する申請としては、被保険者資格取得届、被保険者資格喪失届、被保険者転勤届、高年齢雇用継続給付基本給付金の支給申請、育児休業給付金の支給申請の5種類が義務化の対象として挙げられます。

労働保険の義務化に関しては、概算保険料申告書、増加概算保険料申告書、確定保険料申告書、石綿健康被害救済法 一般拠出金申告書の4種類が該当します。ただし、労働保険手続きに関して、労働保険事務組合に処理が委託されている事業に関する手続き、あるいは保険年度の中途に保険関係が成立した手続きについては、保険成立から50日間以内の申請は義務化の対象外となります。

健康保険、また厚生年金に関する申請では、それぞれ被保険者賞与支払届、被保険者報酬月額算定基礎届、被保険者報酬月額変更届の3種類で電子申請が義務化されています。

2020年4月に施行された厚生労働省令では、特定の条件に当てはまる企業に対して上記のような手続きの電子申請を義務付けています。

電子申請義務化の対象となる企業の条件としては、資本金、出資金、あるいは銀行などの保有株式取得機構に納付する拠出金の金額が1億円を超える大法人をはじめとして、保険業法で規定された相互会社、投資信託および投資法人に関する法律で規定された投資法人、資産の流動化に関する法律で定められた特定目的会社の4種類が挙げられます。

上記の電子申請義務化の条件に該当しているにもかかわらず、e-Govを使わずに従来の紙媒体で手続きや届出を行なった場合、罰則や罰金などのペナルティは特に定められていません。厚生労働省令では「やむを得ない理由がある場合は次回以降の電子申請を促しつつ、紙での申請を受け付ける」と定められているため、神による申請が絶対に無効とされてるわけではありません。

しかし、やむを得ない理由がないにも関わらず電子申請を怠れば、申請内容が無効とみなされて、行政機関に受理してもらえない可能性が高くなります。該当企業は電子申請義務を遵守し、e-Govを活用する必要があります。

また、現時点では電子申請義務化の対象に入っていない中小企業にとって、e-Govの活用や電子申請への対応は関係ない問題なのでしょうか。

結論から言うと、e-Gov電子申請はすべての企業がその必要性を理解し、活用すべきものであると言えます。その理由は大きく2点あります。

1つは、2020年4月に施行された厚生労働省令の内容が今後改定され、電子申請義務化の対象が広がる可能性があるからです。現時点では、上述の通り大法人や相互会社、投資法人、特定目的会社の4種類のみが電子申請を義務付けられています。しかし、今回の厚生労働省令の目的が企業の行政手続きコストを削減するためであることを考慮すると、今後は国内企業の多くを占める中小企業も義務化の対象となる可能性は大いにあります。

2つ目の理由は、義務化されるかどうかに関係なく、このe-Gov電子申請は本来企業にとって非常にメリットの多い施策であるからです。従来、社会保険等の行政手続きを済ませようと思うと、わざわざ役所へ足を運ばなければならず、物理的にも時間的にもコストがかかっていました。しかし、e-Gov電子申請は手続きを全てインターネット上で完結できるため、PCとインターネット環境さえあればいつでもどこでも手続きが可能です。行政機関の窓口が空いている時間に、わざわざ窓口まで赴かなくてもよいのです。これにより、企業の人事労務手続きに関する業務は大幅に効率化され、本来のコア業務に人員や時間を充てることができます。

e-Gov電子申請におけるCSVファイルの作成方法・申請手順

e-Govを用いた電子申請の主な方法には、e-Govシステム上で申請情報を一件ずつ入力する直接入力方式と、日本年金機構が配布する届出作成プログラムを用いたCSVファイル添付方式、民間事業者のソフトウェアを用いた一括申請方式やAPI利用方式の4種類があります。このうち、効率的かつ無料で利用できるのがCSVファイル添付方式です。

そもそもCSVとは、英語のComma Separated Valueの頭文字を取った略称で、CSVファイルとはデータの値をカンマ(,)で区切ったテキストファイルを意味します。

CSVファイルをテキストエディタで開くと、文字列とカンマのみで構成されたテキストが羅列されており、それ自体では意味がわかりにくいですが、Excelなどのソフトウェアに取り込むことでテキストを読み取れるため、非常に汎用性、互換性が高いファイル形式としてビジネスシーンで幅広く活用されています。

CSVファイル添付方式を活用する主なメリットは3点考えられます。まず、登録した申請情報を連名することで、複数名の申請データを単一のファイルにまとめることができるため、申請にかかる時間を短縮することができます。

次に、過去に登録した申請データをその後何度でも利用できるため、データ入力作業を効率化できます。CSVファイル添付方式を活用した届出作成プログラム「任意媒体届出書ファイル」を配布している日本年金機構に依頼すれば、被保険者の登録データが収録されたCDを管轄の年金事務所まで送付してもらえます。ターンアラウンドCDと呼ばれるそのCDを活用すれば、登録済みデータを何度でも利用できるようになります。

上述の通り、利用するメリットが多いCSVファイル添付方式ですが、CSVファイル添付方式で申請できる手続きには、以下のようなものがあげられます。

  • 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額算定基礎届
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額変更届
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者賞与支払届
  • 厚生年金保険被保険者住所変更届
  • 健康保険被扶養者(異動)届
  • 国民年金第3号被保険者関係届(資格取得・資格喪失・死亡)
  • 国民年金第3号被保険者被扶養配偶者非該当届

これらの手続きに関して、実際にCSVファイル添付方式でe-Gov電子申請を行う手順は、大きく分けて事前準備、CSVファイル作成、e-Gov上での届出の3ステップに分けられます。

まず事前準備としては、電子証明書の取得と使用するPCの環境設定が必要です。電子証明書とは官公庁や民間認証サービス機関が発行する本人確認のための証明書です。官公庁が発行する電子証明書はICカードタイプであるため、本人確認には別途ICカードリーダを用意する必要があります。

PCの環境設定としては、推奨OSはWindows、推奨ブラウザはInternet Explorerとされています。利用するPCにはあらかじめ、e-Gov電子申請用プログラムとプログラミング言語のJavaをインストールし、ブラウザポップアップを許可しておきましょう。また、スムーズな捜査のためにも、e-Govポータルを「信頼済みのサイト」として登録しておくことをおすすめします。

次に、CSVファイルの作成です。日本年金機構の公式サイトから届出作成プログラムをインストールし、初期情報を設定したら、画面右上の「届出を編集する」から「最初から」を選択します。「資格取得」「資格喪失」「算定基礎」などのタグが出てくるので、必要に応じて情報を入力してCSVファイルを完成させます。データ入力が完成したら、画面中央の「提出ファイルを作る」から「電子申請用」をクリックしてCSVファイルを書き出します。

最後にe-Gov上でファイルを提出する前に、ファイルエラーを防ぐために日本年金機構公式サイトから「仕様チェックプログラム」をインストールして、エラーの有無を確認します。エラーが検出されなければ、e-Govポータル上にCSVファイルを添付して提出します。

CSVファイル添付方式によるe-Gov電子申請の留意点

CSVファイル添付方式によるe-Gov電子申請は、無料かつ比較的簡単に利用できるためおすすめの申請方法ですが、いくつかの留意点もあります。まず、官公庁もしくは民間認証局から発行された電子証明書の有効期限が過ぎていないことを必ず事前に確認しましょう。有効期限切れで失効した証明書は申請に利用できでないんぼで、執行する前に更新手続きを済ませておきましょう。

次に、作成するCSV形式届書総括票に設定変更があるかどうかを確認しましょう。e-Govを用いた各種手続きでは、マイナンバー対応や様式変更などに応じて提出元IDや事業所整理番号などの設定内容に変更が生じます。

最後に、電子申請に使用する媒体通番の重複に注意が必要です。e-Gov上で電子申請を行う際には、媒体通番と呼ばれる3桁の数字を入力するように求められます。過去に使用した媒体通番は二度と使うことはできないため、必ず未使用の媒体通番を入力しましょう。

e-Govを使いこなすならズバリこれ!おすすめ外部連携API3選!

対応帳票数97種!
法改正も自動で更新
オフィスステーション

利用月額
(50人相当)
440円
登録人数・アカウント無制限
対応帳票数
109種類
アラート機能 クラウドシステム 既存システムとの併用 チャット機能 本人入力ページ 専任スタッフ

帳票はすべて台帳マスタに紐づいており、帳票に入力した内容が台帳にも自動入力されますから、申請書類作成の時間を大幅に短縮可能。

オフィスステーションの
詳細を公式HPで
チェックする!

電話でのお問い合わせは
こちらから

クラウドで
従業員情報を一元管理!
SmartHR

利用月額
(50人相当)
600円
/1ユーザー
※2021年10月時点、公式HPで料金が確認できません
対応帳票数
約10種類
アラート機能 クラウドシステム 既存システムとの併用 チャット機能 本人入力ページ 専任スタッフ

労務手続き、Web給与明細の発行も可。オプション機能や連携サービスの活用で会社にあった使い方ができます。

SmartHRの
詳細を公式HPで
チェックする!

経費精算・処理に関する
機能も搭載
ARDIO(R)

利用月額
(50人相当)
要問合せ
/1ユーザー
対応帳票数
不明
アラート機能 クラウドシステム 既存システムとの併用 チャット機能 本人入力ページ 専任スタッフ

パッケージプラス®マイナンバーロッカーシステムと連携しマイナンバーの管理も可能。

freeeの
詳細を公式HPで
チェックする!

電話でのお問い合わせは
こちらから

e-Gov外部連携API対応
ソフトウェア・サービス一覧

※当サイトで紹介しているe-Govの外部連携APIの中から2019年4月時点で初期費用無料、アラート機能、クラウドシステム、既存システムとの併用のAPIをピックアップ

               

e-Govが公式に認定している外部連携APIシステムを操作性や機能、価格で徹底比較。必要な機能をしっかり見極めて、業務改善にぜひ活用してください!

詳細を見る