e-Govで便利になるマイナンバー管理

2016年（平成28年）に始まったマイナンバーは、国民一人ひとりに管理用の番号を割り振り、個人情報を管理する制度です。「社会保障・税番号制度」とも呼ばれ、主に社会保障・税金・災害対策で用いられます。人事労務の担当者であれば、年末調整のときがもっともマイナンバーを取り扱う機会かもしれません。

マイナンバーを電子管理に切り替える会社も増えている

書類管理のわずらわしさから解放される

マイナンバーは個人情報であるため、管理方法が厳密に決められています。マイナンバーが記載されている書類を作成・印刷する場所である「取り扱いエリア」を設け、部外者が必要以上に立ち入れないよう管理区域の入場を制限する必要があるため、印刷してファイリングする物理的な保管方法は手間がかかってしまいます。そのため、最近では保管システムの導入に切り替える会社も増えてきています。

書類とマイナンバーの紐付けで工数・コストを大幅カット

e-Govによる電子申請のメリットは、行政の窓口に赴かなくても必要な申請が可能である点でしょう。書類作成の場合は、必要書類を収集しつつ、行政窓口の時間を気にしながら動かなくてはなりません。しかし、電子であればたいていの申請・届出はパソコンひとつで完了します。

はじめのうちはe-Govを使いこなすのが難しいと感じるかもしれませんが、使いこなせれば業務時間がグッと短縮されるでしょう。マイナンバーを利用する場面は、人事労務関係であれば年末調整、源泉徴収票や支払調書の作成、健康保険・厚生年金に関する書類の作成など多岐にわたるので、一つひとつが小さなコストカットであっても、積み重なると大幅な工数短縮につながるのです。

郵送よりも早く申請・届出ができるうえに、郵送コストがいっさいかからないという点も、e-Govを利用する利点といえます。

法令や行政手続きの検索もスムーズに

e-Govでは、法令や行政手続きの検索ができる「法令検索」というサービスを提供しています。マイナンバーには「マイナンバー法」が存在しており、これは人事労務担当者であれば簡単にでも目を通しておきたい法令です。また、マイナンバーが必要な社会保障や雇用保険に関する法令や行政手続きについてもe-Govでは簡単に確認ができるので、「雇用保険法について確認しておきたい」「支払調書の電子手続きを確認しておきたい」という場合にはぜひ活用しましょう。

e-Govでマイナンバーを管理するメリット

それで、結局どういったメリットがあるの？

e-Govでマイナンバーを扱うメリットについて、サクッとまとめるね。

e-Govでマイナンバーを管理する定量的なメリット

• データを一括で届出できるので、作業工数の削減につながる
• 賃金・日数を自動計算できるため、離職票作成の工数が減る
• 書類の郵送が不要なので、印字・押印・封入の工数＋郵送費がゼロに
• 公文書はデータで確認できるため、取得するまでの時間が短縮される
• 期日になったタイミングで自動的に届出を行う予約機能があるため、退職から届出までのタイムラグがゼロに
• 公文書がpdfファイルなので、社員・退職者に印字・郵送する必要がなく、誤送付のリスクが減る

e-Govでマイナンバーを管理する定性的なメリット

• 24時間いつでも申請できるため、窓口が空いている時間を気にする必要がない
• 届出状況がチェックできるため、申請漏れがないかの確認がカンタン
• マイナンバーの取り扱いに対する安全管理措置が、カンタンかつ強固に

一括申請ができたり、安全管理措置がラクになったりするのはいいね！

社員数が増える企業ほど届出数も膨らんでくるから、その恩恵を受けることが多くなるよ。

管理するためには、e-Govにアクセスすればいいの？

API対応ソフトを入れるのがオススメだよ。e-Govに直接アクセスしなくても、申請データの作成・申請・公文書の取得までできるから、e-Gov公式もすすめているんだ。ぜひ、自社にあったAPI対応ソフトを導入してみてね。